La convocation à un entretien préalable. L’employeur dispose de deux mois à compter du jour où il a eu connaissance du fait qu’il considère comme fautif pour engager une procédure disciplinaire. Dans ce cas, il doit convoquer le salarié à un entretien préalable. Toutefois, si la sanction envisagée est un avertissement, une information écrite lui précisant les griefs qui motivent la sanction suffit.
La convocation doit indiquer l’objet, la date, l’heure et le lieu de l’entretien et rappeler au salarié qu’il peut se faire assister par une personne de son choix appartenant à l’entreprise, représentant du personnel ou délégué syndical par exemple.
La lettre faisant état de la convocation doit être remise en mains propres contre décharge, ou envoyée en recommandée.
L’entretien et les suites. Durant l’entretien préalable, l’employeur précise au salarié les griefs retenus contre lui, ainsi que la sanction qu’il envisage de prendre. Il recueille ses explications et celles de la personne qui l’assiste. Il doit ensuite lui notifier la sanction par écrit (au moyen d’une lettre remise en mains propres contre décharge, ou envoyée en recommandée), au plus tôt le surlendemain de l’entretien et au plus tard un mois après, faute de quoi les faits pour lesquels l’entretien a eu lieu ne peuvent plus être sanctionnés.